KPU DIY Laksanakan Rakor Pencermatan Kembali Hasil Penilaian Arsip di Lingkungan KPU DIY
diy.kpu.go.id - Jumat (13/05), KPU DIY laksanakan Rapat Koordinasi Pencermatan Kembali Hasil Penilaian Arsip di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta secara daring melalui Zoom Cloud Meeting. Rakor ini dilakukan dalam rangka menindaklanjuti hasil penilaian arsip KPU DIY oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY. Hadir dalam acara ini Anggota, Sekretaris, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Staf Pelaksanan KPU DIY.
Rakor dibuka oleh Sekretaris KPU DIY, Bapak Muhammad Hasyim beliau menyampaikan arsip merupakan hal yang perlu dikelola dengan baik. KPU DIY bekerja sama dengan DPAD DIY dalam mengelola dan melakukan penilaian terhadap arsip-arsip inaktif. Hasil penilaian tersebut akan kita cermati bersama dalam rakor ini sehingga menghasilkan rekomendasi dari Komisioner KPU DIY terkait arsip-arsip tersebut. Selanjutnya rakor dipandu oleh Kepala Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik KPU DIY, Ibu Srimulyani. Kepala Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik KPU DIY memaparkan arsip-arsip yang telah dinilai dan hasil rekomendasi dari DPAD DIY yang disandingkan kembali dengan PKPU yang mengatur tentang retensi arsip dilingkungan KPU baik itu PKPU Nomor 17 tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum dan PKPU Nomor 13 tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota.
Kesimpulan rakor antara lain: arsip yang sifatnya permanen setelah digitalisasi maka fisiknya di serahkan ke DPAD DIY dengan berita acara beserta lampirannya, sedangkan arsip yang sifatnya musnah akan ajukan kepada pimpinan untuk dimintakan rekomendasi/arahan untuk dipilah mana yang harus digitalisasi terlebih dahulu. Pertimbangan dilakukan digitatalisasi ini adalah untuk kepentingan dan pemanfaatan lebih lanjut terhadap arsip tersebut.
Rakor ditutup oleh Sekretaris KPU DIY, dalam penutupan acara beliau menyampaikan akan segera melakukan tindaklanjut, hal ini sebagai wujud pengelolaan dan pemanfaatan arsip KPU DIY bagi pihak-pihak yang membutuhkan, serta efisiensi tempat penyimpanan. (KUL)
