Mengukur Pengelolaan Dokumen Hukum di KPU DIY

Mengukur Pengelolaan Dokumen Hukum di KPU DIY

Pemilu 2019 dan Pemilihan 2020 serentak telah selesai dilaksanakan. Bagi peserta pesta demokrasi tersebut, mewujudkan janji-janji masa kampanye adalah tugas selanjutnya. Bagi penyelenggara, saatnya merapikan dan mendokumentasikan seluruh arsip dan dokumen Pemilu dan Pemilihan, termasuk dokumen hukum.

Komisi Pemilihan Umum (KPU) telah mengeluarkan parameter dalam mengelola dokumen dan informasi hukum dengan menetapkan Keputusan KPU Nomor 533/HK.04-Kpt/03/KPU/XI/2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi Hukum di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

Sebagai anggota Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) yang bertugas melakukan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum yang diterbitkan oleh KPU Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), selama ini penulis telah melakukan tugas tersebut berdasarkan Keputusan KPU Nomor 533/HK.04-Kpt/03/KPU/XI/2020 serta arahan dari pimpinan. Dengan adanya Keputusan 533, penulis dapat mengukur apa saja yang harus dilakukan terhadap pengelolaan dokumen hukum KPU DIY.

Prosedur Standar Operasional (PSO) / Standard Operasional Procedure (SOP) pengunggahan produk hukum pada laman JDIH KPU DIY (https://jdih.kpu.go.id/diy/) telah disusun (diwajibkan oleh Keputusan 533). Tujuan PSO/SOP dibuat diantaranya untuk menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyelesaian pekerjaan. Adanya PSO/SOP pengunggahan produk hukum memperjelas tanggung jawab tahap-tahap pekerjaan yang akan dilakukan dan sebagai alat kontrol untuk mengetahui sedang berada di tahap apa proses penyelesaian pekerjaan tersebut.

JDIH merupakan wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan, serta merupakan sarana pemberian layanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan cepat. Pengunggahan produk hukum dilakukan oleh seorang operator JDIH dari unsur Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang ditetapkan namanya melalui Keputusan Sekretaris KPU DIY. Operator JDIH harus mampu menerapkan standar metadata yang digunakan untuk mengintegrasikan data yang dimiliki oleh anggota JDIHN dengan database pusat JDIHN, agar tercipta keseragaman konten. Tidak hanya untuk dokumen hukum berupa Keputusan, JDIH KPU DIY juga digunakan sebagai sarana sosialisasi kegiatan sub bagian hukum berupa berita kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.

Dokumen hukum yang diunggah di JDIH adalah Salinan Keputusan yang ditetapkan oleh Ketua KPU DIY maupun Sekretaris KPU DIY. Salinan Keputusan diunggah harus disertai dengan abstrak yang memuat uraian ringkas mengenai alasan atau dasar pertimbangan lahirnya/dibuatnya suatu peraturan, dasar hukum dikeluarkannya peraturan, dan ringkasan materi/pokok permasalahan yang diatur dalam peraturan. Karakteristik dokumen yang dapat dibuat abstraknya adalah peraturan perundang-undangan yang mempunyai dasar menimbang, landasan hukum, dan mengikat secara umum.

Seluruh dokumen yang diunggah dalam JDIH merupakan dokumen yang telah benar isi maupun penulisannya. Apabila terdapat kesalahan isi maupun penulisan setelah diunggah dalam JDIH harus menerbitkan dokumen baru dengan nomor berbeda untuk memperbaikinya. Batas waktu penerbitan dokumen baru tersebut adalah 3×24 jam. Selama masa penerbitan, dokumen yang terdapat kesalahan substansi dan/atau penulisan dapat dihapus sementara dari JDIH. Setelah dokumen hukum baru terbit, dokumen semula yang terdapat kesalahan harus diunggah kembali, dan diberikan keterangan sebagai informasi agar pembaca mengetahui adanya perbaikan. Apabila waktu penerbitan dokumen melebihi batas waktu, dokumen semula harus diunggah kembali tanpa perubahan apapun. Selama ini, belum pernah terjadi kesalahan isi maupun penulisan dalam produk hukum KPU DIY setelah diunggah dalam JDIH KPU DIY.

Jika penulis dapat menambahkan apa yang belum diatur dalam Keputusan 533 ini adalah format persetujuan untuk mengunggah suatu dokumen dan informasi hukum dari Tim Pembina, dalam hal ini Tim Pembina JDIH KPU DIY. Hal ini untuk mencegah terjadinya kesalahan unggah dokumen oleh operator JDIH. Juga sebagai alat bukti bahwa dokumen dan informasi tersebut telah mendapatkan persetujuan untuk diunggah.

Ketentuan lain yang tidak diatur dalam Keputusan 533 ini, masih mengacu kepada Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional dan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 8 Tahun 2019 tentang Standar Pengelolaan Dokumen dan Informasi Hukum. (Sari Ananingsih).