BIMTEK KEARSIPAN KPU DIY

BIMTEK KEARSIPAN KPU DIY

Dalam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang menangani kearsipan, KPU DIY menyelenggarakan Bimbingan Teknis Kearsipan Tahun 2019, pada Jumat (20/12). Bertempat di Ruang Rapat Lanta II KPU DIY, Bimtek ini diikuti oleh jajaran Sekretariat KPU DIY, Kepala Sub Bagian Umum serta 2 (dua) staf Sub Bagian Umum KPU Kabupaten/Kota se-DIY. Sebagai narasumber, KPU DIY mengundang 2 (dua) Arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY yaitu Anna N. Nuryani serta Yunianti.

Kegiatan Bimtek dibuka oleh Kepala Bagian Program, Data, Organisasi dan SDM Sekretariat KPU DIY, Bambang Gunawan yang mengatakan bahwa arsip merupakan sumber informasi yang penting dan tidak pernah lepas dari bukti kebijakan serta kegiatan lembaga. Tetapi seringkali arsip masih belum dikelola dan ditata dengan baik sehingga dokumen menumpuk dan susah untuk mencari kembali apabila diperlukan. Dalam penataan arsip dibutuhkan kerjasama dari semua jajaran untuk mendata dan menatanya. Bambang menambahkan bahwa perlunya Bimtek ini untuk menambah pengetahuan dan kemampuan untuk menguasai sistem penataan, ketrampilan, dan kemampuan merancang program penataan arsip.

Anna N.Nuryani sebagai narasumber utama memaparkan Pengelolaan Arsip sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mengingatkan bahwa arsip KPU merupakan arsip milik negara karena arsip tersebut tercipta dari kegiatan yang anggarannya bersumber dari negara. Penataan arsip mempunyai beberapa kepentingan yaitu penyelamatan arsip, dokumentasi bahan pertanggungjawaban, perlindungan eksistensi bangsa dan sebagai alat bukti hukum. Kepentingan sebagai alat bukti hukum merupakan hal yang krusial bagi KPU terkait penyelesaian sengketa hukum.

Narasumber kedua adalah Yunianti yang memaparkan materi tentang Pemberkasan dan Penataan Arsip Dinamis bagi KPU. Semua jajaran KPU harus dapat memilah antara arsip aktif yang tingkat penggunaannya masih tinggi serta arsip inaktif yang tingkat penggunaannya sudah menurun atau jarang dipakai. Masing-masing unit kerja melakukan pemeriksaan, penentuan indeks arsip, penentuan kode sesuai dengan Keputusan KPU Nomor 929/HK.03.1-Kpt/04/KPU/V/2019 tentang Kode Klasifikasi Arsip dan Pengkodean Naskah Dinas di Lingkungan KPU RI. Selanjutnya dilakukan pelabelan dengan menuliskan tanda pengenal berkas yang dilekatkan pada tab folder. Pada akhir sesi dilaksanakan simulasi pembuatan Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas serta penataan arsip aktif dan inaktif. (admin/foto:humas)