MANAJEMEN LOGISTIK PEMILIHAN UMUM TAHUN 2019

ARTI PENTING MANAJEMEN LOGISTIK
Pemilihan UmumTahun 2019 yang akan dilaksanakan secara serentak pada hari Rabu tanggal 17 April 2019 sudah di depan mata dan tinggal menghitung hari. Pemilihan Umum mendatangmerupakan Pemilihan Umum pertama yang menyatukan antara Pemilihan Anggota Legislatif dengan Pemilihan Presiden dan Wakil Presiden. Penyelenggaraan Pemilihan Umum yang digelar secara serentak baik dari sisi waktu maupun substansi tersebut merupakan amanah Undang-Undang dari putusan Mahkamah Konstitusi (MK) Nomor 14/PUU-XI/2013 hasil dari judicial review dari Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2008 tentang Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden.
Dengan telah disahkannya Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan Umum maka Pemilihan Umum serentak siap digelar pada Tahun 2019 ini. Berhasil tidaknya hajatan besar bangsa Indonesia yang digelar Tahun 2019 ini merupakan pertaruhan besar yang akan diperbincangkan di seluruh penjuru dunia. Jika penyelenggaraannya ini berhasil, maka Indonesia bisa menjadi barometer dunia dalam proses demokrasi. Namun sebaliknya, bila kegagalan yang terjadi maka Indonesia akan menjadi gunjingan dunia.
Dalam mengimplementasikan regulasi dimaksud, Komisi Pemilihan Umum RIsebagai Penyelenggara Pemilihan Umum, yang digawangi oleh Biro Logistik dihadapkan pada tantangan yang cukup berat.Selain pada persoalan regulasi, KPU juga dituntut cermat dalam proses pengadaan logistikyang tepat jenis, tepat jumlah, tepat kualitas, tepat waktu, tepat sasaran dan hemat anggaran.Dalam upaya sukses pengadaan sarana prasarana Pemilihan Umum Tahun 2019, langkah pertama yang dilakukan oleh Biro Logistik dalam kegiatan manajemen logistik adalah perencanaan dan penganggaran logistik, diikuti dengan pengadaan, pendistribusian serta pemeliharaan dan inventarisasi.
Pada tahap perencanaandan penganggaran dirumuskan berbagai kebijakan logistik menyangkut pemenuhan kebutuhan logistik, biaya pengadaan, dan distribusi. Tanpa perencanaan yang baik tidak akan diperoleh tata kelola logistik yang handal di bawah koordinasi Biro Logistik. Melalui perencanaan logistik pula dapat diestimasi hambatan-hambatan dalam proses pemenuhan kebutuhan logistik, proses perencanaan terkait macam, jenis dan jumlah kebutuhanlogistik, proses pengadaan barang logistik hingga distribusidan berbagai macam cara pengadaan barang logistik serta prosedur pengadaan barang dan jasa Pemerintah sesuai regulasi yang ada. Terlebih dalam Pemilihan Umum Tahun 2019 ini terdapat hal yang baru yaitu penggunaan Kotak Suara yang harus terlihat transparan, terbuat dari dari bahan kardus tebal, fleksibel, kuat dan tahan air, serta jauh lebih murah sehingga mampu menghemat biaya logistikhingga 70%. Penggunaan Kotak Suara transparan ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan Umum.

Dalam proses perencanaan logistik setidaknya harus mampu menjawab pertanyaan : (1) jumlah yang akan diadakan; (2) kapan barang tersebut dibutuhkan dan diadakan; (3) dimana barang tersebut dapat diperoleh; (4) siapa yang akan menggunakan barang-barang tersebut; (6) siapa yang bertanggung jawab melakukan pengadaan barang; (7) seberapa banyak barang itu dibutuhkan; (8) berapa hargabarang-barang yang akan diadakan; (9) bagaimana cara pengadaan barangnya; dan (10) bagaimana prosedur pengadaan barangnya. Dengan merumuskan jawaban-jawaban yang tepat dari pertanyaan-pertanyaan tersebut maka diharapkan dapat diperoleh logistik Pemilu dengan spesifikasi yang sesuai kebutuhan, jumlah yang tepat dan waktu pengadaan dan distribusi yang tepat.Perencanaan logistik merupakan proses perumusan kebutuhan logistik yang akan digunakan pada Pemilihan Umum Tahun 2019 yang didahului oleh usulan dari satker Provinsi serta Kabupaten/Kota sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kebutuhan yang dituangkan dalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum RI.

PROSES PENGADAAN DAN DISTRIBUSI LOGISTIK
Pemenuhan sarana prasarana Pemilihan Umum atau yang lebih sering disebut dengan Logistik Pemilu merupakan salah satu unsur utama dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum.Dari hajatan Pemilihan Umum ke hajatan Pemilihan Umum berikutnya, dalam pelaksanaannya mengalami dinamika yang cukup signifikan, baik dari sisi jenis, jumlah maupun model dan ukurannya. Oleh karena itu, dalam proses pengelolaan logistikyang diawali dari proses perencanaan, pengadaan dan pendistribusian, diperlukan profesioanlitas personil yang mengelolanya.
Sebagaimana pesan yang disampaikan oleh Sekretaris jenderal Komisi Pemilihan Umum RI di beberapa kesempatan Rapat Kerja Nasional, “Proses pengadaan logistik harus berjalan di atas 2 (dua) pijakan yaitu : (1) sisi proses pengadaan logistik yang masuk ke dalam tahapan penyelenggaraan Pemilihan Umum dimana dari segi waktu sangat terbatas yang menuntut keberanian untuk mengambil keputusan karena berkaian dengan terpenuhi tidaknya logistik Pemilihan Umum pada hari pemungutan suara,”; (2) disisi lain, pengadaan logistik Pemilihan Umum harus benar-benar mampu menjamin terselenggaranya proses pengadaan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) sebagai lembaga yang mengampu penyusunan regulasi terkait proses pengadaan barang dan jasa Pemerintah, di setiap kesempatan juga selalu menyampaikan himbauan bahwa kegiatan pengadaan merupakan aktifitas yang paling menentukan dalam rangkaian manajemen logistik, dengan 7 (tujuh) prinsip yang harus selalu dijadikan panduan, yaitu :(1) efisien; (2) efektif; (3) transparan;(4) terbuka; (5) bersaing; (6) adil/tidak diskriminatif; dan (7) akuntabel. Selanjutnya harus pula diingat bahwa dalam era teknologi informasi yang berubah dan berkembang dengan cepat seperti saat ini, hal yang juga harus diperhatikan sebelum proses pengadaan barang dan jasa dilaksanakan adalah : (1) mengetahui barang/jasa yang dibutuhkan; (2) mengetahui perkiraan harga/biayanya; dan (3) mengetahui pelaksana/penyedianya.
Fungsi pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung jawabkan.Dalam kegiatan pengadaan logistik ini terdapat berbagai macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh, namun untuk menggunakan cara maupun sistem mana yang paling efektif dan efisien tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Dengan demikian tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang sesuai, serta selesai tepat waktu.
Tentu saja ini bukan pekerjaan ringan bagi penyelenggara, karena harus bisa menghitung secara presisi kebutuhan anggaran, memetakan, dan menghitung betul kebutuhan barang yang harus diproduksi dan didistribusikan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kebutuhan yang telah ditentukan. Terlebih dukungan anggaran pada Satker Provinsi maupun Satker Kabupaten/Kota belum memadai/tidak sesuai dengan kebutuhan sehingga harus menunggu proses revisi DIPA yang cukup berliku dan saat ini sedang berproses pada Kementerian Keuangan. Selain itu, kesiapan gudang untuk menyimpan barang-barang logistik juga harus dipersiapkan baik dari sisi luas gudang maupun kondis fisik gudangsebab kotak suara dengan bahan kardus memerlukan perlakuan khusus dalam penyimpanannya, disamping volume logistik yang pasti akan meningkat dibandingkan dengan Pemilu sebelumnya. Setiap TPS akan ada 5 (lima) Kotak Suara, dan sementara itu jumlah TPS pada Pemilihan Umum Tahun 2019 bertambah cukup signifikan, karena regulasi membatasi jumlah pemilih di setiap TPS maksimal 300 pemilih.

PEMELIHARAAN DAN PENGAWASAN LOGISTIK
Salah satu hal yang tidak kalah penting dalam manajemen logistik adalah pemeliharaan dan pengawasan logistik, yang pada dasarnya bertujuan untuk : (1) menjaga agar kondisi logistik tetap terawat dan memenuhi standar penyimpanan yang ditetapkan; (2) menjamin bahwa logistik mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut dibutuhkan; (3) mendukung tercapainya efisiensi organisasi.
Sementara itu kegiatan pengawasan logistik menempati posisi yang paling penting sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi pengawasan merupakan fungsi kunci dalam manajemen logistik. Pengawasan dapat diartikan sebagai upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap kegiatan dalam pengelolaan logistik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pemakaian/pengguna logistik maupun hasil/out put pengelolaan. Sedangkan secara lebih operasional pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.Dalam manajemen logistik pada setiap fungsinya sangat rawan terjadi penyelewengan dan pelanggaran oleh oknum-oknum yang tidak bertanggungjawab.Penyelewengan dapat dilihat dari mulai pengadaan logistik, penyimpanan, pemeliharaan, distribusi sampai pada penghapusan logistik.Oleh karena itu pengawasan logistik harus dilakukan untuk meminimalisir pelanggaran yang mungkin terjadi. Melalui Keputusan Komisi Pemilihan Umum RI Nomor 1266 Tahun 2018 tentang Pedoman Teknis Tata Kelola Pemeliharaan dan Inventarisasi logistik Pemilu dan Pemilihan diatur secara rinci siapa, apa dan bagaimana logistik dikelola dengan baik, sejak dari kegiatan penerimaan logistik, penyimpanan logistik, penyortiran, pelipatan dan pengesetan, pengepakan logistik, hingga pemeliharaan logistik.
Dalam implementasi di lapangan, permasalahan yang ada pada umumnya terkait dengan : (1) pemenuhan kekurangan sampul kubus akibat oleh kurang kirim, rusak dan tambahan karena sampul kubus hanya dapat diisi oleh 100 surat suara, sehingga setiap TPS membutuhkan 6-8 sampul kubus; (2) pemenuhan kekurangan alokasi anggaran untur proses sortir dan lipat serta distribusi; (3) penerimaan logistik tidak bersamaan/bertahap sehingga proses sortir lipat menjadi terhambat; (4) ketersediaan gudang untuk menyimpan kotak suara yang telah dirakit; dan (5) pemenuhan logistik sebagai akibat adanya DPTb.

PENUTUP
Komisi Pemilihan Umum selaku Penyelenggara Pemilihan Umum khususnya Biro Logistik harus mampu menyusun strategi manajemen logistik yang handal sebagai upaya untuk menutup celah yang mungkin terjadi terkait dengan penyediaan logistik untuk Pemilu Tahun 2019. Artinya, logistik mempunyai peran yang sangat vital terhadap keberhasilan dan kualitas dari Pemilihan Umum itu sendiri.
Beberapa hal yang diuraikan di atas menjadi tantangan berat para penyelenggara Pemilu agar bisa dan mampu menjalankan amanah besar ini dengan profesional dan berintegritas.Sukses dan tidaknya penyelenggaraan Pemilu 2019 sangat bergantung pada kerja keras, sinergitas, serta integritas para penyelenggara Pemilu sejak dari Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota hingga ke TPS. Dengan tekad dan niat baik serta sinergi yang kuat seluruh pihak, baik penyelenggara maupun peserta Pemilu,di semua tingkatan, bukan hal yang mudah namun juga bukan hal yang mustahil apabila penyelenggaraan pesta demokrasi Bangsa Indonesia yang digelar lima tahunan ini bisa terlaksana sesuai dambaan kita semua yaitu Pemilu yang jujur, adil (jurdil) dan demokratis.

Retno Setijowati