TATA KELOLA ARSIP PEMILU KOMISI PEMILIHAN UMUM

Penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pilkada perlu dipertanggungjawabkan kepada masyarakat. Pertanggungjawaban tersebut dilaksanakan sesuai asas keterbukaan dengan melaksanakan sebuah sistem/ tata kelola yang mengarah kepada suatu bentuk  perlindungan dan penyelamatan arsip, baik itu arsip substantif dan fasilitatif non kepegawaian dan non keuangan Komisi Pemilihan Umum (KPU), ataupun arsip kepegawaian dan keuangan yang disajikan kepada masyarakat.

Arsip Pemilu yang merupakan arsip substantif dan fasilitatif non kepegawaian dan non keuangan Komisi Pemilihan Umum (KPU) menjadi sebuah data dan dokumen yang sangat berharga, serta dapat diolah dan dimanfaatkan kembali oleh publik. Inventarisasi dan pengelolaan arsip Pemilu merupakan salah satu upaya KPU untuk meningkatkan pelayanan PPID.

Berangkat dari pertanggungjawaban tersebut, KPU dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bersepakat untuk membuat Surat Edaran Bersama Nomor Surat Edaran KPU dan ANRI Nomor 05/KB/KPU/Tahun 2012 tentang Penyelamatan Arsip/ Dokumen Pemilihan Umum. Tujuan utama dari surat edaran ini adalah untuk menciptakan keseragaman pemahaman dan efektifitas pelaksanaan pendataan, penataan, penyimpanan, penyelamatan, pelestarian dan pengaksesan arsip/dokumen Pemilihan Umum. Berdasarkan surat edaran ini, diharapkan ada keseragaman pemahaman terhadap tata kelola arsip/dokumen Pemilihan Umum tersebut.

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dan atas rekaman kegiatan tersebut perlu dilakukan sebuah upaya pelindungan dan penyelamatan arsip yang akhirnya dapat disajikan untuk berbagai kepentingan.

Perlindungan dan penyelamatan bahan-bahan arsip Pemilu adalah negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik negara, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme lainnya. Sistem tata kelola bahan-bahan arsip pemilu membutuhkan beberapa langkah untuk melakukannya. Adapun langkah-langkah tersebut, diantaranya sebagai berikut:

  1. Menjalin kerja sama dengan Lembaga Kearsipan Daerah seperti Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di tingkat Provinsi dan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) di tingkat Kabupaten/Kota dalam hal penataan, penilaian dan akuisisi arsip pemilu.
  2. Pendataan, penataan dan penilaian arsip yang sistematis di lingkungan KPU berupa kegiatan yang berkelanjutan
  3. Penyediaan sarana kearsipan
  4. Pengiriman pegawai dalam rangka Bimbingan Teknis Penataan, dan Penilaian Kearsipan Pemilu Komisi Pemilihan Umum
  5. Inventarisasi bahan-bahan arsip Pemilu

Seperti yang sudah diatur di dalam perundangan dan peraturan, bahwa arsip di lingkungan KPU terbagi dalam dua jenis, yaitu;

  1. Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan KPU, bermaterikan tentang arsip-arsip tahapan penyelenggaraan Pemilu.
  2. Arsip Kepegawaian dan Keuangan, adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karir PNS yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang dan arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/ fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban.

Pembahasan ini difokuskan kepada Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan KPU, yang pelaksanaan inventarisasinya diatur di dalam SE KPU dan ANRI Nomor 05/KB/KPU/Tahun 2012 tentang Penyelamatan Arsip/ Dokumen Pemilihan Umum. Seperti yang sudah diatur dalam Surat Edaran tersebut bahwa bahan arsip Pemilu yang perlu dilakukan sebuah Kebijakan Penyelamatan Arsip adalah sebagai berikut:

  1. Arsip/ Dokumen Tahapan Penyelenggaraan Pemilu Angoota DPR, DPD, DPRD, meliputi;
  • Pemutakhiran dan Penyusunan Daftar Pemilih
  • Pendaftaran dan Pencalonan Peserta Pemilu
  • Penetapan Peserta Pemilu
  • Penetapan Jumlah Kursi dan Daerah Pemilihan
  • Pencalonan Anggota DPR, DPD, DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten/ Kota
  • Kampanye Pemilu
  • Pemungutan dan Penghitungan Suara
  • Penetapan Hasil Pemilu
  • Sumpah Janji Anggota DPR, DPD, DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten/ Kota
  1. Arsip/ Dokumen Tahapan Penyelenggaraan Pemilu Presiden dan Wakil Presiden, meliputi;
  • Pemutakhiran Data Pemilih
  • Pencalonan
  • Penetapan Pasangan Calon Presiden dan Wakil Presiden dan Penetapan Nomor Urut
  • Kampanye Pemilu Presiden dan Wakil Presiden
  • Pemungutan dan Penghitungan Suara
  • Penetapan Calon Terpilih dan Pelantikan
  1. Arsip/ Dokumen Tahapan Penyelenggaraan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, meliputi:
  • Pemutakhiran Data Pemilih
  • Pencalonan
  • Kampanye Pemilu
  • Pemungutan dan Penghitungan Suara
  • Penetapan Pasangan Calon Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
  • Pelantikan
  • Berkas tentang Kasus Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah

Setelah menentukan arah kebijakan penyelamatan arsip, maka diperlukan penentuan kriteria dan jenis arsip, penyimpanan, pemusnahan, penyerahan, pengalihmediaan, pengaksesan, serta evaluasi dan pelaporan. Penentuan kriteria dan jenis arsip pemilu dilaksanakan sesuai dengan proses tahapan penyelenggaraan pemilu dan nilai guna arsip. Hasil dari penentuan kriteria dan jenis arsip pemilu dilanjutkan untuk melakukan retensi arsip yaitu pedoman jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

Berdasarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum, jadwal retensi arsip adalah daftar yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, yang paling kurang berisi informasi jenis arsip, retensi arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip akan dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali. Penyusutan arsip/dokumen pemilu dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip tersebut.

Di dalam jadwal retensi arsip tercantum jangka waktu simpan (retensi) aktif dan inaktif. Retensi arsip aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi. Sedangkan retensi arsip inaktif merupakan jangka waktu penyimpanan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Selain itu, ada keterangan musnah, permanen dan dinilai kembali. Keterangan musnah untuk menilai apakah arsip tersebut sudah dapat dimusnahkan, karena sudah tidak memiliki nilai guna atau akan diserahkan kepada lembaga kearsipan. Keterangan permanen untuk informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing-masing organisasi. Sedangkan untuk keterangan dinilai kembali adalah informasi yang menyatakan suatu arsip belum ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen sehingga perlu penilaian dan pengkajian kembali.

KPU yang telah melakukan retensi aktif maka dapat melakukan kegiatan penyusutan arsip, yaitu pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Tetapi proses pemusnahan tersebut juga harus melalui beberapa prosedur yang sudah diatur dalam perundang-undangan dan peraturan bersama. Hasil dari kegiatan ini akan memudahkan KPU untuk menata dan mengelola arsip/dokumen Pemilu tersebut karena sudah ada pemetaan yang jelas terhadap arsip/dokumen Pemilu.

Hasil tata kelola arsip/dokumen pemilu dapat dijadikan sebagai referensi dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pilkada selanjutnya. Selain itu dapat dijadikan sumber data bagi masyarakat umum yang memerlukan untuk kepentingan akademis maupun kepentingan yang berguna lainnya. (*sita/foto:humas)

 

Sumber:

  1. Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  2. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum
  3. SE KPU dan ANRI Nomor 05/KB/KPU/Tahun 2012 tentang Penyelamatan Arsip/ Dokumen Pemilihan Umum


Artikel Terkait